Pertukaran pelajar yang memberi kemudahan melanjutkan sekolah

Saya Roffi, saat ini saya sedang menempuh pendidikan magister bidang ilmu semikonduktor elektronika di Jepang. Dalam tulisan ini akan saya ceritakan bagaimana asal muasal saya bisa belajar ke Jepang. Ciyus lho, enellaan0==(D)

Oke perkenalan dulu ya tentang kampus dan studi saya. Kampus tempat saya belajar bernama resmi the University of Electro-Communications (seterusnya: UEC) atau 電気通信大学(denki tsuushin daigaku, biasa disingkat dentsudai) dalam bahasa Jepang. Kampus ini merupakan salah satu pendidikan tinggi negeri yang terletak di Tokyo. Sesuai namanya, bidang yang ada di sini tidak luas, karena bukan hanya ilmu sosial yang tidak ada, tapi bidang teknik pun sangat terfokus pada optika, elekto, dan telekomunikasi. Di antara kelompok-kelompok penelitiannya adalah elektronika, mekatronika, robotika, telekomunikasi, sistem informasi, teknik fisika/kima, laser dan optik. Kalo kata Wikipedia sih, pencipta Sony Playstation itu dulunya sekolah di sini. 8)

Oke, lalu bagaimana saya bisa nyangkut di kampus ini? FYI saya bersekolah di sini dengan beasiswa MEXT/Monbukagakusho jalur rekomendasi universitas Jepang (U to U).

Cerita ini dimulai sekitar tiga tahun yang lalu, saat itu tahun 2009, saya masih menjadi mahasiswa tingkat tiga di teknik elektro ITB. Di ITB ada lowongan untuk pertukaran pelajar ke Jepang. Merasa ingin mencari tantangan baru setelah cukup banyak bergulat di dunia kemahasiswaan, saya pun mendaftar. Mempersiapkan dokumen-dokumen, rekomendasi, TOEFL, dan semacamnya, kemudian mengikuti wawancara, dan menunggu hasil. Kabar gembira pun tiba, saya termasuk salah satu dari orang yang lolos seleksi ITB untuk pertukaran pelajar ke UEC.

Tapi, ini belum final, karena saya masih harus menunggu hasil seleksi dari UEC. Beberapa bulan berlalu, saya mendapat kabar bahwa ada tiga orang teman saya yang sudah dipastikan diterima di UEC, sementara saya belum dikabari. Saya pun sempat berkecil hati. Setelah beberapa minggu berlalu dan belum ada kabar juga, akhirnya saya kontak pihak UEC langsung dan menanyakan status aplikasi saya. Jawaban mereka adalah bahwa proses seleksi memang belum selesai dan saya diminta menunggu. Oke, dengan tegar saya pun bersiap diri untuk menyambut tingkat akhir saya di ITB. Beberapa bulan berlalu dan jawaban mereka masih sama: prosesnya belum tuntas. Saya pun memulai kehidupan sebagai mahasiswa tingkat akhir, mendaftar kuliah, mengikuti pengenalan-pengenalan lab untuk memilih topik tugas akhir.

Sampai suatu pagi, ayah menelpon mengabari kabar yang tidak biasanya, katanya saya diterima untuk pertukaran pelajar! Yeah, alhamdulillah. Ternyata pihak ITB begitu mengetahui hasil seleksi langsung mengirim surel (surat elektronik a.k.a email) kepada saya dan orang tua saya. Perjuangan pun berlanjut. Berita ini sampai hanya tiga minggu sebelum waktu keberangkatan yang ditentukan, jadi kami jumpalitan mengurus semua keperluan: cuti ITB, paspor, visa, dan tiket. Saya baru dapat visa sehari sebelum keberangkatan, hehe. Singkat cerita, saya berangkat.

Kembali ke topik, melalui setahun pertukaran pelajar ini saya berkesempatan untuk mengenal dekat salah satu profesor (seterusnya: sensei) di UEC dengan bergabung dalam lab-nya. Sensei dan lab yang saya masuki ternyata bukan lab biasa, karena sensei dan pasukannya adalah lulusan universitas ternama di US (Carnegie-Mellon dan UC Berkeley) sehingga budaya di lab pun lebih bebas, tidak seperti kebanyakan lab Jepang yang ketat. Sebagai anak ingusan waktu itu saya terbelalak ketika melihat profil sensei saya, karena paper dan jurnalnya terhitung ratusan. How the heaven can he do this kind of sorcery? :eek:

Dalam program ini pulalah saya mengerjakan proyek yang akhirnya menjadi tugas akhir/skripsi sarjana saya ketika pulang ke ITB. Kalau mau tahu tentang program pertukaran ini, namanya JUSST bisa cek ke link JUSST UEC. Lumayan, saya bisa nampang juga di web UEC, seperti di website why UEC dan Etegami Class. Yang lebih seru lagi, sebelum saya pulang, sensei menawari saya kesempatan untuk melanjutkan pendidikan kembali disini. Intinya, dengan pertukaran pelajar ini, saya mengenal sensei, sensei pun mengenal saya dan mengetahui kinerja saya.

Pertukaran selesai, saya kembali ke Indonesia untuk menyelesaikan studi S1. Sekitar beberapa bulan sebelum lulus, komunikasi dengan sensei terjalin kembali dan pada saat itu sensei menawarkan untuk mendaftar master dengan beasiswa MEXT melalui rekomendasi UEC.

Intinya, melalui program pertukaran pelajar inilah saya jadi mengenal sensei yang akan membuka jalan untuk melanjutkan studi saya.

Dari penjelasan sensei, saya memahami beberapa hal tentang beasiswa MEXT. Jadi, beasiswa ini diberikan oleh MEXT (Mendiknas-nya Jepang) kepada pendaftar-pendaftar yang memiliki rekomendasi. Secara umum ada dua tipe rekomendasi untuk mendapatkan beasiswa MEXT, yaitu rekomendasi dari kedutaan besar Jepang di seluruh dunia (dikenal juga dengan G to G) dan rekomendasi dari Universitas di Jepang (dikenal dengan U to U). Disini saya akan lebih banyak bercerita tentang MEXT U to U.

Proses MEXT U to U yang saya alami secara umum sebagai berikut:

  1. Calon mahasiswa melamar sensei di salah satu universitas di Jepang untuk menjadi muridnya.
  2. Setelah sensei menerima dan bersedia merekomendasikan ke universitasnya, mahasiswa diminta mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk melamar beasiswa. Setelah dokumen dikirimkan, maka mahasiswa hanya bisa menunggu.
  3. Sensei akan mengajukan dan memperjuangkan calon muridnya untuk mendapat prioritas dalam rekomendasi universitasnya. Proses ini juga yang menyebabkan sensei senior lebih mungkin untuk mendapat prioritas (senioritas sangat kental dalam budaya Jepang).
  4. Universitas akan mencalonkan nama-nama yang telah ditentukan kepada MEXT untuk dibiayai. Universitas-universitas di Jepang biasanya sudah tahu perkiraan jumlah mahasiswa yang dapat mereka rekomendasikan kepada MEXT untuk dibiayai, sehingga disini sensei biasanya sudah dapat memberi informasi secara informal mengenai peluang didapat atau tidaknya beasiswa kepada mahasiswa.
  5. Pengumuman resmi, kita dapat beasiswa.

Kita bahas satu per satu ya…

Pertama, melamar sensei. Ada berbagai jalan seseorang bisa melamar sensei. Dalam kasus saya, saya PDKT melalui program pertukaran pelajar. Tapi tidak sedikit juga yang saya ketahui melamar sensei melalui korespondensi surel, diskusi mengenai penelitian, atau bertemu di konferensi ilmiah. Anda selalu bisa mencoba mengontak sensei, biasanya setiap universitas di Jepang memiliki daftar sensei, bidangnya, dan kontaknya. Oh ya, informasi mengenai ketersediaan beasiswa MEXT U to U juga penting, karena bisa saja di universitas tersebut tidak pernah/jarang yang mendapat beasiswa ini. Informasi ini bisa didapat dari website universitas maupun dari sensei secara langsung, seperti yang saya alami. Satu hal lagi, pendaftar yang berkeinginan melanjutkan sampai PhD biasanya lebih disukai daripada yang hanya ingin sampai master.

Dalam tahap melamar ini, biasanya sensei meminta wawancara untuk meyakinkan dirinya sendiri bahwa calon mahasiswanya ini orang yang tepat. Ini bisa dimengerti karena setelah ini senseilah yang akan memperjuangkan si calon mahasiswa untuk mendapat rekomendasi universitas. Wawancara biasanya dilakukan melalui Skype ataupun korespondensi email saja. Beberapa poin pertanyaan ketika saya diwawancara dulu:

  1. Why do you intend to be enrolled in the master program, and why that of UEC?
  2. Why do you want to continue your study in the Ph.D. program?
  3. Please tell me your talents in study, your special skills, your experiences, awards and so on, which represent your abilities. What is your strength compared to others?
  4. What is your future career plan after completing the Ph.D. study? Would you like to work in academic or industry? Would you like to work in Japan before going back to your country? Tell me the details of your plan.

Setelah sensei merasa yakin untuk merekomendasikan calon mahasiswanya ke dalam daftar rekomendasi universitas, ia akan meminta kita mengisi dan melengkapi dokumen-dokumen yang diperlukan. Dokumen-dokumen yang diperlukan akan bervariasi tergantung kebijakan universitas. Beberapa dokumen yang diperlukan pada saat saya melamar adalah:

  1. Application form, contohnya ada di blog saya.
  2. Field of study/research plan, ini contohnya.
  3. Family register to show your domicile and citizenship, ini maksudnya kartu keluarga
  4. Transcript record from your university with GPAs or ranking to show how good you are, transkrip dan kalau kampus asal bisa mengeluarkan keterangan anda termasuk 10% tertinggi di angkatan, silakan dicantumkan.
  5. Certificate of estimated graduation to prove you will be graduating in 2011, keterangan prakiraan lulus.
  6. Summary of your thesis, rangkuman tugas akhir atau rencana tugas akhir/skripsi.
  7. Certificate of language proficiency (TOEFL, TOEIC, Japanese language proficiency certificate, etc.)

Dokumen-dokumen ini harus dikirim secara fisik ke Jepang, ke alamat yang ditentukan oleh universitas di Jepang.

Tahap-tahap berikutnya adalah tahap sensei yang memperjuangkan, jadi saya waktu itu hanya duduk manis dan mengurusi tugas akhir saya. :) Beberapa bulan setelahnya, sensei mengirim email dan memberi tahu secara informal bahwa saya kemungkinan besar mendapatkan beasiswa, tapi ini belum final. Belum final karena pengumuman ini baru berarti bahwa nama kita masuk ke dalam daftar prioritas rekomendasi universitas, belum dipastikan oleh MEXT untuk dapat beasiswa. Menunggu beberapa bulan lagi, dan akhirnya alhamdulillah, saya dapat beasiswa!

Demikianlah cerita saya, semoga bermanfaat…

Oktober 2011, saya berangkat dan memulai petualangan baru di negeri sakura.

Penulis: Teuku Muhammad Roffi
Sekretaris Umum PPI Jepang 2012-2013
Ketika tulisan ini diterbitkan sedang menempuh S2 di The University of Electro-Communications, Tokyo